Legal

Versie maart 2024

U leest in deze verklaring hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij zijn verzekeringsmaatschappij Elips Life AG. Wij geven u graag informatie over hoe wij (bijzondere) persoonsgegevens gebruiken. Wij gebruiken deze gegevens om:

• een verzekering af te sluiten;
• een verzekerings- en/of uitvoeringsovereenkomst uit te voeren;
• een schade te behandelen als wij een claim krijgen.

Het gaat om (bijzondere) persoonsgegevens van:

• natuurlijke personen;
• werkgevers;
• deelnemers van een pensioenfonds dat is herverzekerd bij Elips Life AG;
• verzekerden;
• mensen die recht hebben op een uitkering.

U vindt de laatste versie van deze privacyverklaring op www.elipslife.com/nl/nld.

A)           Voor welke doelen verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken (bijzondere) persoonsgegevens alleen als (her)verzekeringsmaatschappij. Dat doen we voor de volgende doelen:

We gebruiken (bijzondere) persoonsgegevens:

• om een offerte te maken;
• om een verzekeringsovereenkomst af te sluiten en uit te voeren;
• om premies te ontvangen;
• om schades te behandelen;
• om uitkeringen te geven aan verzekerden, begunstigden of nabestaanden;
• om risico’s te kunnen herverdelen met een herverzekering of co-assurantie;
• voor preventie van, opsporing van of vervolging bij verzekeringsfraude. En alle juridische acties die daarmee samenhangen;
• om ons aan de wet te houden;
• om ons aan regels van autoriteiten of toezichthouders te houden.

We verwerken bijzondere persoonsgegevens daarnaast ook:

• om iemand te kunnen verzekeren als we daarvoor gezondheidsgegevens nodig hebben.

Wat bedoelen we met ‘verwerken van persoonsgegevens’?

Voor de doelen die u hiervoor leest, betekent ‘verwerken van persoonsgegevens’ dat wij persoonsgegevens:

• verzamelen
• vastleggen
• ordenen
• structureren
• opslaan
• bijwerken of veranderen
• opvragen
• raadplegen
• gebruiken
• doorsturen
• verspreiden
• op een andere manier ter beschikking stellen
• aligneren of combineren
• afschermen
• wissen of vernietigen

Hoe verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken gegevens handmatig of met IT-oplossingen. Dat doen we alleen voor 1 of meer van de doelen die u hiervoor leest. We nemen altijd de beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om toegang, verlies of vernietiging zonder dat het mag te voorkomen. En om in het algemeen de verwerking van gegevens zonder dat het mag tegen te gaan. Wij houden ons bij de verwerking van uw persoonsgegevens aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars. U vindt deze gedragscode op onze website www.elipslife.com/nl/nld/downloads en op de website van het Verbond van Verzekeraars www.verzekeraars.nl

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren gegevens zolang het verzekeringscontract duurt. En zolang de wet dit vraagt.

Wie kan persoonsgegevens verzamelen?

• Elips Life AG. Wij kunnen de gegevens direct aan de betrokkene vragen.
• De verzekeringnemer of de werkgever van de betrokkene. Deze is ook verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens. Dat noemen we verwerkingsverantwoordelijke.
• Andere partijen in de verzekeringsketen. Zoals verzekeringsmakelaars, bemiddelaars, adviseurs en gevolmachtigd agenten. Deze partijen werken samen met Elips Life AG.
• We kunnen daarnaast gegevens verzamelen via familieleden van de verzekerde, de begunstigden of de medisch adviseurs. Dat kan bij een claim, een uitkering of tijdens de acceptatieprocedure.

Welk soort gegevens kunnen we verzamelen?

• Persoonsgegevens. Dit is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• bijzondere persoonsgegevens. Voorbeeld van bijzondere persoonsgegevens zijn:

• persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken;
• genetische gegevens;
• biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon;
• gegevens over gezondheid;
• gegevens over iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

B)            Bent u verplicht persoonsgegevens te geven?

U bent verplicht persoonsgegevens te geven die wij nodig hebben om de verzekeringsovereenkomst uit te kunnen voeren. Wij hebben deze gegevens nodig om de verzekeringsovereenkomst te kunnen sluiten, uitvoeren of om uitkeringen te doen.

C)            Wat gebeurt er als u persoonsgegevens niet wilt geven?

Dan kunnen wij de verzekeringsovereenkomst niet sluiten, uitvoeren of uitkeringen doen. Dit geldt als wij deze persoonsgegevens nodig hebben om de verzekeringsovereenkomst te kunnen uitvoeren.

D)           Wie kunnen uw persoonsgegevens zien of krijgen?

De volgende partijen kunnen uw persoonsgegevens verwerken als externe gegevensverwerker. Of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken als dat mag van de wet. Dat mogen zij doen voor de doelen die u hiervoor leest.

•     Andere partijen die deel uitmaken van de ‘verzekeringsketen’. Zoals: verzekeraars, co-assuradeuren, herverzekeraars, adviseurs, bemiddelaars, makelaars en gevolmachtigd agenten.

•     Professionals, consultants of leveranciers van diensten of services die van nut kunnen zijn voor onze bedrijfsvoering. Zoals: IT-serviceproviders, experts, consultants, juridisch adviseurs, auditors of medisch adviseurs.

•     Partijen die diensten verlenen bij het uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst en het doen van uitkeringen. Zoals: opslag, beheer, documentarchivering en vernietiging, callcenters, helpdesks, schadebehandeling en schadelastbeheersing of backoffice management.

•     Verenigingen of organisaties binnen de verzekeringssector. Zoals: het Verbond van Verzekeraars en de Nederlandse Vereniging van Gevolmachtigd Agenten.

•     Een andere onderneming die bij de  Swiss Life Group hoort.

•     Andere partijen aan wie wij wettelijk verplicht zijn persoonsgegevens te geven. Zoals: Finanzmarktaufsicht Liechtenstein, De Autoriteit Financiële Markten, De Nederlandsche Bank, Belastingdienst, rechterlijke macht en Politie.

Persoonsgegevens kunnen naar het buitenland gaan

Maar alleen naar landen:

• binnen de Europese Unie (EU);
• binnen de Europese Economische Ruimte (EER);
• die de gegevens genoeg beschermen volgens de Europese Commissie.

E)            Wat zijn uw rechten?

U mag op elk moment:

1. een bevestiging vragen of wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt.
2. de inhoud en de oorsprong van verwerkte persoonsgegevens opvragen;
3. de doelen en manieren van verwerking opvragen;
4. bij geautomatiseerde besluitvorming mag u ook nuttige informatie over de onderliggende logica opvragen;
5. het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor u opvragen;
6. de contactgegevens opvragen van de verwerkingsverantwoordelijke en de gegevensverwerkers;
7. de contactgegevens opvragen van partijen die de gegevens kunnen zien of krijgen;
8. ons vragen om uw persoonsgegevens bij te werken, aan te passenof te integreren;
9. ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, anoniem te maken of te blokkeren als deze in strijd met de wet zijn verwerkt. Dit geldt ook voor gegevens die we niet hoeven te bewaren voor de doelen waarvoor de gegevens zijn verzameld of vervolgens verwerkt. U mag zich ook verzetten tegen de verwerking van de gegevens;
10. ons vragen om te bevestigen dat diegenen met wie we de gegevens hebben gedeeld, deze rechten ook kennen. Behalve als dat onmogelijk is of als dat kennelijk onevenredig is in relatie tot het uitoefenen van dit recht.

Dit vraagt u ons per post, aangetekende post of e-mail:

Adres: Elips Life AG, Postbus 282, 2130 AG Hoofddorp

E-mail: <fcna>pbzcyvnapr@ryvcfyvsr.pbz</fcna>

Over punt 1 tot en met 7 mag u ons ook bellen: (020) 755 98 00.

F)            Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is Elips Life AG, ons bijkantoor is in Hoofddorp. U kunt een kopie van de volledige lijst van verwerkers bij ons opvragen. Dat kan per post, e-mail of door ons te bellen:

Adres: Elips Life AG, Postbus 282, 2130 AG Hoofddorp

E-mail: <fcna>pbzcyvnapr@ryvcfyvsr.pbz</fcna>

Telefoon: (020) 755 98 00

G) Verklaring verwerkingsovereenkomst relatie werkgever

Als werkgever hoeft u geen verwerkersovereenkomst te sluiten wanneer u een overeenkomst sluit met elipsLife voor het verzekeren van uw werknemers.

Weliswaar verstrekt u hiervoor persoonsgegevens van medewerkers aan ons, maar daarmee is elipsLife nog geen ‘Verwerker’ in de zin van de wet. U leest hier meer over in het volgende document: Verklaring verwerkingsovereenkomst relatie werkgever

H)           Wat doet u als een klacht heeft?

Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Dan kunt u uw klacht sturen naar de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl hoe u dat doet. Of bel met de Autoriteit Persoonsgegevens via telefoonnummer: 0900 - 200 12 01.

Verklaring verwerkersovereenkomst relatie werkgever – verzekeraar

Verwerkersovereenkomst niet nodig bij werknemersverzekeringen

Als werkgever hoeft u geen verwerkersovereenkomst te sluiten wanneer u een overeenkomst sluit met elipsLife voor het verzekeren van uw werknemers.

Weliswaar verstrekt u hiervoor persoonsgegevens van medewerkers aan ons, maar daarmee is elipsLife nog geen ‘Verwerker’ in de zin van de wet.

Dit blijkt uit de Algemene verordening gegevensbescherming[1] en de uitleg die het ministerie van Justitie en Veiligheid[2] hier aan geeft. Het enkele feit dat een derde partij in opdracht van een werkgever werknemersgegevens verwerkt, maakt haar nog niet tot een ‘Verwerker’.

Een derde partij kan op grond van de privacy wet- en regelgeving namelijk ook de positie van een ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ hebben. Dit is het geval als het verwerken van de gegevens van de werknemers geen primaire opdracht is ten behoeve van de werkgever, maar logischerwijs voortvloeit uit van een vorm van dienstverlening die de derde partij aanbiedt. Deze situatie doet zich voor bij de dienstverlening van een verzekeraar aan de werkgever bij werknemersverzekeringen. elipsLife bepaalt het doel en de middelen van de gegevensverwerking en is daardoor de verwerkingsverantwoordelijke.

Uiteraard is elipsLife als verwerkingsverantwoordelijke onverminderd verplicht zeer zorgvuldig met de verkregen werknemersgegevens om te gaan in overeenstemming met de privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming. In onze Privacyverklaring[3] kunt u nalezen hoe elipsLife hier invulling aan geeft. Als lid van het Verbond van Verzekeraars is elipsLife ook gehouden aan de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars[4], waarin in de toelichting op afdeling 10 ook wordt toegelicht dat verzekeraars als verwerkingsverantwoordelijke handelen in de relatie werkgever – verzekeraar.